Afgelopen januari voerde de universiteit een nieuw softwarepakket in voor de administratie, wat niet zonder problemen ging. Medewerkers vielen uit, foutmeldingen stapelden zich op en facturen verdwenen in zwarte gaten, zo bleek uit een reconstructie van Mare. Ook andere faculteitsraden beklaagden zich al over het softwarepakket van AFAS.
In een memo aan het bestuur somt de faculteitsraad van Wiskunde en Natuurwetenschappen de problemen op die zijn opgetreden sinds de invoering van het nieuwe boekhoudpakket: ‘Vertragingen bij bijvoorbeeld onderwijsprojecten, en dus ook bij de PhD-voorgang. Dit brengt voor de promovendi kosten met zich mee, zoals verlenging van contracten. De issues zijn dusdanig groot dat het onomkeerbare problemen gaat opleveren.’
Tijdens eerdere vergaderingen van de raad klonk al eerder kritiek op de problemen met Bas Insite. Die wist het faculteitsbestuur toen te pareren door te zeggen dat het om kinderziektes zou gaan en beterschap te beloven. ‘Ik heb bij een andere universiteit ook een overstap naar AFAS-software meegemaakt en het gaat hier beter dan daar’, zei decaan Jasper Knoester er eerder dit jaar nog over.
Maar afgelopen maandag leek het er toch op dat voor sommige raadsleden het geduld nu op is. ‘Niemand verwachtte dat het zonder hobbels zou gaan en voor de korte termijn konden we het nog wel uitzingen’, zei personeelsraadslid Lars Jeuken (LIC-LACDR).
‘Je kan dan nog wat chemicaliën uit een ander lab gebruiken en je hebt een goede band met leveranciers dus die blijven wel even leveren. Maar nu kunnen we de rekeningen niet meer betalen. Sommige leveranciers willen ons daarom niet meer voorzien van de chemicaliën die we nodig hebben. Ik kon zelf een open access fee van een artikel niet betalen. Mijn voornaamste vraag: wie neemt de verantwoordelijkheid voor de financiële gevolgen, en voor de gevolgen voor onderzoek en onderwijs?’
‘We zijn nog niet waar we wilden zijn’, antwoordde bestuurslid en portefeuillehouder bedrijfsvoering Suzanne van der Pluijm. ‘Er zijn nog problemen met het betalen van rekeningen. Er wordt hard aan gewerkt, maar ik had graag gezien dat we al verder waren. Ik maak me zorgen en ben niet genoeg in controle. Ik zie wel dat er veel mensen bezig zijn met het fiksen, en daarom denk ik dat nu vragen naar de verantwoordelijke of gaan vingerwijzen niet helpt.’
Jeuken: ‘In de memo staat ook niet dat we iemand de schuld willen geven, we willen dit allemaal gewoon oplossen. Maar we willen weten of de faculteit of de centrale universiteit de instituten gaat bijstaan.’
Pluijm: ‘Omdat we niet genoeg inzicht hebben in de financiën denk ik dat het nog te vroeg is om te gaan kijken wie waarvoor moet gaan betalen als er iets misgaat.’
Jeuken: ‘Beseft het bestuur wel dat we nu zo ver zijn dat we het niet meer kunnen bijbenen met provisorische oplossingen?’
‘Ik ben zeventig procent van mijn tijd bezig met dit onderwerp’, antwoordde Pluijm. ‘Ik ben me ervan bewust. Onze grootste prioriteit is nu om de controle terug te krijgen.’