Vorige week verscheen er in Mare een kritische column over de bekwaamheid van de ombudsfunctionaris. De redactie heeft mij nu de kans geboden om ook zelf een visie te geven op mijn functioneren en bovenal om in algemene zin aan te geven waarom het van belang is voor de universiteit om te beschikken over een ombudsfunctionaris voor studenten.

In Leiden bestaat deze functie al meer dan twintig jaar en recentelijk heeft de Leidse invulling van deze functie nog in zekere zin model gestaan voor de pilots die nu plaatsvinden bij andere universiteiten (o.a. Delft en Rotterdam). Steeds meer Nederlandse universiteiten stellen een ombudsfunctionaris in zowel voor studenten als voor personeel.

Vanzelfsprekend gaan er bij een grote organisatie als de universiteit wel eens dingen fout. Het is dan zaak dat studenten hierover laagdrempelig en vertrouwelijk contact kunnen opnemen met iemand die dit uitzoekt; niet alleen in het belang van de student maar ook in het belang van de organisatie. Fix the problem not the blame!

Onafhankelijkheid en neutraliteit

Dat een universiteit het aandurft om een onafhankelijke klachtenbehandelaar aan te stellen die niet kan worden (bij)gestuurd in zijn oordeel ligt eigenlijk net zo voor de hand als de onafhankelijkheid van een bezwaar- of beroepscommissies. Dit is al wel wettelijk vastgelegd, de positie van de ombudsfunctionaris nog niet. In politiek Den Haag spreekt men daar nu wel over.

Het instellen van een ombudsfunctionaris geeft niet alleen blijk van kwaliteit maar ook van vertrouwen in professionaliteit. Hij is namelijk wel in dienst is van de universiteit maar heeft geen leidinggevende. Hij is slechts verbonden met een rapportagelijn omdat hij jaarlijks verslag moet uitbrengen aan het college van bestuur.

Neutraliteit is een belangrijke kernwaarde voor de functie. Deze is gewaarborgd door de beperking in zijn regeling dat hij geen enkele andere dienstbetrekking bij de universiteit mag hebben.

Onderzoeksbevoegdheid

Er is een garantie dat hij altijd en overal binnen de universiteit mag en kan nagaan of studenten behoorlijk behandeld zijn. Ook dit is door de universiteit vastgelegd in de regeling ombudsfunctionaris. Het komt neer op een unieke en formele “onderzoeksbevoegdheid”.

Een voorbeeld uit de praktijk: in maart 2017 zit ik aan tafel met de toenmalige decaan van de faculteit Sociale Wetenschappen. Zij heeft mij gevraagd om langs te komen in verband met mijn formele onderzoeksrapport dat zij kort daarvoor heeft ontvangen. Op tafel ligt een duimdik rapport naar aanleiding van vier ingediende klachten tegen eenzelfde medewerker van haar faculteit. In het kort luidt de conclusie van de ombudsfunctionaris dat de medewerker in kwestie zich niet naar behoren heeft gedragen richting studenten en daarbij is tevens de vraag gesteld waarom dit niet eerder was gesignaleerd door de faculteit.

Nadat ik de medewerker bijna een jaar daarvoor op zijn eigen werkkamer (dus informeel en vertrouwelijk!) bij FSW spreek over twee klachten stelt hij bij de derde binnengekomen klacht dat hij niet meer gehoord wil worden en ‘dat ik hem maar even een lijstje met vragen moest mailen’.

In reactie op de vragen die ik hem per mail toestuur geeft de medewerker - in het Engels en met hoofdletters - aan ‘YOU CANNOT ASK ME THOSE QUESTIONS’. De medewerker bestrijdt hiermee mijn bevoegdheid om hem opnieuw te mogen ‘bevragen’. Ik geef de medewerker per mail aan dat als hij niet meer wenst mee te werken ‘ik mij tot zijn bestuursorgaan (i.c. faculteitsbestuur) zou richten’.

Duimdik onderzoeksrapport

Na vertrouwelijk onderzoek bij FSW onder mensen in de directe omgeving van de medewerker bied ik hem de kans om binnen een redelijke termijn te reageren op mijn vertrouwelijke ‘rapport van bevindingen’. Hij reageert niet. In plaats hiervan richt hij zich op hoge poten tot zijn faculteitsbestuur. Ook bij het college van bestuur geeft hij aan dat ‘Mr Van der Heijden maar ontslagen moet worden’.

De decaan vraagt mij of ik niet alsnog reden zie om de medewerker te horen. Ik antwoord dat het MIJN rapport is en dat als de medewerker had willen reageren hij dat richting MIJ had moeten doen. Over mijn mogelijke ontslag stel ik dat er dan toch eerst aangetoond zal moeten worden dat ik mijn taken ‘algemeen veronachtzaam’.

Met mijn hand op het duimdikke onderzoeksrapport vraag ik de decaan: ‘Ben jij van mening dat ik mijn taken veronachtzaam?’ De decaan zegt met een glimlach: ‘Het is onwaarschijnlijk dat dit onderzoek tot jouw ontslag zal gaan leiden.’ Een jaar later word ik herbenoemd.

Vertrouwelijk dejuridiseren

Voor alle duidelijkheid, het overgrote deel van mijn studentklachten mondt natuurlijk niet uit in een formeel onderzoek. Dat is juist ook niet gewenst. Doorgaans schuilt het belang van de ombudsfunctionaris in het ‘dejuridiseren’ van geschillen en het onpartijdig, vertrouwelijk (ook in belang van beklaagde!) en informeel bemiddelen bij klachten gericht op verbetering van een situatie.

Of – zoals het Leidsch Dagblad het ooit omschreef naar aanleiding van mijn jaarverslag 2015, dat de student die klaagt over een medewerker ‘in the end’ een kop koffie met hem of haar gaat drinken.

Eugène van der Heijden is ombudsfunctionaris aan de Universiteit Leiden