Aan de universiteit van Leiden is al sinds 1999 een ombudsfunctionaris voor studenten actief. Hij gaat over klachten van studenten die menen onbehoorlijk behandeld te zijn. Daaronder vallen een behandeling die ‘respectloos is, oneerlijk, niet volgens de regels, of anderszins vervelend of nadelig voor de student’.

Een dubieuze formulering. Veel dingen zijn nu eenmaal per definitie vervelend voor een student: negatieve adviezen, fraude-gesprekken of harde kritiek op een presentatie bijvoorbeeld. En over de zaken die tere studentenzieltjes respectloos vinden, kunnen we een boekenkast volschrijven. Het indienen van klachten is laagdrempelig: ze kunnen onder andere per e-mail of zelfs via Whatsapp verstuurd worden. Dit stimuleert studenten om over elk wissewasje een klacht in te dienen. En dat doen ze ook.

In de jaarverslagen van de ombudsfunctionaris valt te lezen dat het merendeel van de klachten nergens over gaat. We lezen over studenten die klagen dat ze teveel moeten printen voor hun colleges, geen propedeuse meer krijgen, hun scriptiecijfer te laag vinden of dat er zoveel fietsen worden gestolen bij de studentenhuisvesting. Uit elke pagina blijkt dat de ombudsfunctionaris verlegen zit om serieuze kwesties. Dat is voor hem dan ook een sterke prikkel om, wanneer er echt iets aan de hand lijkt te zijn, daar direct een Zeer Grote Zaak van te maken.

Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer er over één medewerker klachten worden ingediend door verschillende studenten. De medewerker wordt bijvoorbeeld beschuldigd van intimidatie, het creëren van een onveilige sfeer in colleges, niet objectief zijn in de beoordeling van scripties of racisme. Wanneer deze klachten binnenkomen spreekt de ombudsfunctionaris met de studenten en met bestuurders die hem bij de kwestie kunnen helpen, waarna alles vrijwel meteen uitlekt naar de leidinggevende, opleidingsvoorzitter en andere collega’s van de beklaagde medewerker. Om de privacy van de studenten te beschermen, wordt bij de medewerker zelf geen wederhoor gepleegd.

Op het moment dat de ombudsfunctionaris de medewerker in kwestie uiteindelijk uitnodigt voor een gesprek staat zijn beeld van de betreffende persoon al vast, én weet de gehele afdeling al welke collega een klachtenprocedure aan zijn broek heeft hangen omdat hij intimideert of discrimineert. Verdediging is niet meer mogelijk.

Dit wordt nog eens versterkt door het feit dat de ombudsfunctionaris niet mag vertellen welke studenten hij gesproken heeft, waardoor het soms onmogelijk is voor de medewerker om uitleg te geven – hij heeft immers geen idee om welke kwesties het ging. Verder kunnen examencommissies of studiecoördinatoren om privacyredenen niet ingaan op de details van individuele kwesties, waardoor het beeld van de ombudsfunctionaris per definitie gebaseerd is op onvolledige, eenzijdige informatie.

Vervolgens wordt er een rapport geschreven dat direct naar het college van bestuur gaat. De reputatieschade kan reusachtig zijn, want waar rook is, is vuur.

Vaak is er namelijk helemaal niets aan de hand. Studenten sporen elkaar aan om klachten in te dienen tegen een docent die ze te streng vinden of niet mogen, omdat ze weten dat hij daar problemen mee krijgt. De wat oudere, naïeve universitaire bestuurders en de ombudsfunctionaris lijken zich totaal niet bewust van het bestaan van whatsappgroepen waarin studenten elkaar opjutten om klachten in te dienen en van de gewiekstheid waarmee studenten te werk kunnen gaan.

Stel je situaties voor waarin docenten jarenlang tientallen werkgroepen leiden en nooit een klacht krijgen en dan in één college plotseling vier klachten, of studiecoördinatoren die bij drie opleidingen werken en met honderden studenten te maken krijgen die opeens bij één jaargang van één studie vijf klachten tegen zich ingediend krijgen. Ieder weldenkend mens ruikt in dit soort situaties onraad. De ombudsfunctionaris niet.

Zijn blinde vertrouwen in hetgeen studenten hem vertellen zet hij zonder enige scrupules op papier. Uit het jaarverslag van 2017: ‘Ondanks diverse kritische signalen over deze zorgelijke gang van zaken is de examencommissie Archeologie tot dusver nog niet genegen gebleken om een probleem te erkennen in relatie tot de scriptiebeoordeling.’

Wat is waarschijnlijker: dat een paar studenten van begin twintig het bij het rechte eind hebben of een examencommissie bestaande uit vijf mensen die allemaal gepromoveerd zijn? In de wereld van de ombudsfunctionaris bestaat de mogelijkheid dat de examencommissie verstand heeft van scriptiebeoordelingen en integer handelt niet eens.

Niemand kan er wat van zeggen, want de ombudsfunctionaris heeft een onafhankelijke positie binnen de universiteit. Er wordt niet over gesproken, want beklaagden willen niet dat nóg meer mensen horen over de beschuldigingen. Voor medewerkers wier reputatie of carrière beschadigd is door de ombudsfunctionaris is het ironisch genoeg onmogelijk om een klacht tegen hem in te dienen, maar met deze column kan ik hun collega’s wel op het hart drukken niet klakkeloos alles aan te nemen wat ze horen.

Waar rook is, is soms uitsluitend vuur omdat de ombudsfunctionaris alles in de hens heeft gestoken.

Marit de Roij studeerde geschiedenis en Russische studies in Leiden en volgt nu een vervolgmaster in Oxford

> Repliek: ‘Het belang van de ombudsfunctionaris’