Jaarlijks worden er op de universiteit meer dan 350.000 toetsen afgenomen, schrijft het college van bestuur aan de universiteitsraad. Daarvan vinden er ongeveer 225.000 plaats op grote centrale locaties als het universitair sportcentrum, de Pieterskerk en de Broodfabriek in Den Haag.

Nu worden deze tentamens nog ‘grotendeels decentraal’ georganiseerd door de faculteiten met hulp van het Universitair Facilitair Bedrijf en het sportcentrum. Elke faculteit is ‘in meer of mindere mate verantwoordelijk’ voor zaken als de reservering van zalen, inhuur en inzet van surveillanten en distributie van de laptops waarop de tentamens moeten worden gemaakt.

Er is bijvoorbeeld geen centrale tentamenroostering. De faculteiten geven aan welke dag en waar de toetsen het best kunnen worden gepland. Maar er is geen ‘garantie dat dat ook lukt, omdat daadwerkelijke beschikbaarheid van die gewenste tentamenlocatie pas later bekend is’.

Verder worden ‘presentielijsten handmatig verwerkt’ en dat ‘leidt tot fouten en administratieve last’. Ook is er ‘onvoldoende eenduidige ondersteuning bij speciale voorzieningen en noodsituaties’ en is ‘digitale ondersteuning beperkt aanwezig’.

Complicaties

Die versnippering leidt tot een inefficiënte uitvoering, is de conclusie. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor de inhuur van surveillanten en gebouwen. Daarnaast zorgen ‘de uiteenlopende regels tussen faculteiten voor extra complicaties, zoals verschillen in inschrijving en tentamenafname’.

De universiteit wil dan ook een Centrale Toets Service (CTS) opzetten om een einde te maken aan de rommelige aanpak van tentamens afnemen. Mogelijk zorgt de service ook nog voor een kostenbesparing. Het is de bedoeling dat de CTS al begin september van start gaat.
De service neemt de organisatie van de tentamens over van de faculteiten: er komt ‘centrale regie op planning van zalen, hulpmiddelen en de inzet van surveillanten’. Hopelijk zorgt dat voor een efficiënter gebruik van zalen en minder dubbel werk, en dat zou ook uiteindelijk goedkoper moeten zijn.

De centralisatie betekent dat er geschoven wordt met in totaal vijf medewerkers van de faculteiten Sociale Wetenschappen, Geesteswetenschappen en de Faculty of Governance and Global Affairs. Hun takenpakket gaat over naar CTS. ‘Bij overige faculteiten is de impact kleiner of is er sprake van natuurlijk verloop’.

De medewerkers krijgen de mogelijkheid om tijdelijk over te stappen naar de service. Zij zijn daar volgens het college positief over. Dat het om een tijdelijke overstap gaat, heeft weer te maken met ‘verkenningen rond de organisatie van onderwijslogistiek’ die op de achtergrond speelt en waarvan de impact nog niet duidelijk is.

Besparing

De centralisering levert ‘minimaal 2,3 fte’ aan besparing op. Alle faculteiten, behalve Wiskunde en Natuurwetenschappen (FWN), hebben een financieel voordeel, bleek maandag tijdens de universiteitsraadsvergadering over de plannen.

‘Bij FWN is er geen kostenbesparing’, zei Nadine Potters van studentenpartij PBMS. ‘Dus dat loopt een beetje scheef.’ Sterker nog, FWN gaat mogelijk juist meer betalen. ‘Het gaat dan mogelijk om jaarlijks 50.000 euro meer.’

Maar volgens de opstellers van het plan is het lastig om een berekening te maken omdat de faculteit ‘geen inschatting van de personele capaciteitsvermindering heeft kunnen geven’.

FWN heeft in ieder geval nog ‘zorgen over de kostenverdeling’ en de timing van de samenvoeging. Het faculteitsbestuur heeft dan ook een ‘voorwaardelijk akkoord afgegeven, omdat de impact op FWN nog nader onderzocht moet worden’. Alle andere faculteiten hebben nog wel de nodige vragen over de service maar gaan akkoord. Ook de universiteitsraad is positief.