Het is juli 2024 als er bij het instituut psychologie onrust en verwarring ontstaat: een deel van het persoonlijke onderzoeksgeld van wetenschappers is plotseling bevroren. Het gaat om zogeheten inverdiende gelden. Deze neveninkomsten hebben universitair onderzoekers gekregen door bijvoorbeeld lezingen en cursussen te geven of een boek te schrijven. Het gaat om activiteiten die soms binnen werktijd worden uitgevoerd, maar veel vaker in de eigen tijd.
Medewerkers kunnen ervoor kiezen om dit geld op de eigen rekening te laten storten, maar dan betalen ze er ruim de helft belasting over. Als ze het budget in het potje inverdiende gelden bij de universiteit steken, dragen ze een kleiner bedrag af aan de universiteit, zo’n vijftien procent. De rest van het geld kunnen ze zelf uitgeven, bijvoorbeeld aan het inhuren van student-assistenten, het financieren van onderzoek waarvoor geen beurs is, het aanvullen van beurzengeld, maar bijvoorbeeld ook het organiseren van uitjes voor het team.
Toen het instituut psychologie afgelopen zomer onverwacht in zwaar weer raakte, vanwege een gat in de begroting van 1,2 miljoen euro, werden de inverdiende gelden van de ene op de andere dag bevroren. Medewerkers konden er niet meer bij.
Negen maanden later weten onderzoekers nog steeds niet zeker of – en wanneer – ze dit geld terugkrijgen.
Dat leverde verwarring op, vertelt hoogleraar cognitieve psychologie Mariska Kret. ‘Ik heb 25.000 euro opgespaard door lezingen en workshops te geven, in het weekend en ’s avonds. Ook heb ik onderwijs gegeven bij biologie. En er stond ook geld op van een andere universiteit, bedoeld voor een samenwerking.
‘Ik had daar plannen voor. Ik heb een groot lab. Ik had bijvoorbeeld een onderzoeksproject opgezet met honden en eye-tracking. Daar had ik geen financiering voor, dus ik betaalde het met die inverdiende gelden. Dat project ligt nu al maanden stil. Het is heel demotiverend dat het zo loopt. Ik had een promovendus willen verlengen met dit geld, dat is niet doorgegaan.’
‘Het heeft tot veel frustratie geleid bij medewerkers’, zegt universitair hoofddocent Michiel van Elk, die zelf moet toezien hoe zijn potje van 8000 euro werd bevroren. ‘Ik gebruikte het geld bijvoorbeeld voor het aanstellen van een PhD of postdoc. Een beurs alleen is daar meestal niet genoeg voor. Het is nu lastiger om de matching, de eigen financiële bijdrage bij beursaanvragen, rond te krijgen. Ik bestrijd niet dat de universiteit juridisch gezien in haar recht staat. De implicatie is nu dat we niet meer bij ons geld kunnen, maar de communicatie is verre van transparant verlopen. Daarom kwam het als onaangename verrassing.’
Niet gecommuniceerd
Kret had geen idee dat de gelden officieel toebehoren aan de universiteit. Kret: ‘Dat is nooit gecommuniceerd. Ook dat er vijftien procent overhead vanaf ging, wist ik vooraf niet. Ik ontdekte dat gewoon ineens toen ik mijn budgetten checkte. Er is mij nooit verteld dat ze dit konden doen. Dat ze aan beurzen niet kunnen komen, en aan inverdiende gelden wel. Veel mensen laten het geld nu toch maar op hun persoonlijke rekening uitkeren. Maar ik vind dat jammer, ik wil het juist gebruiken voor onderzoek.’
Na de ontstane onrust stuurde het instituutsbestuur een mail, waarin het uitlegde hoe de inverdiende gelden in de begroting worden meegenomen. Ook werden er inloopbijeenkomsten georganiseerd. In de mail staat: ‘Allereerst is er nooit helder met individuele werknemers gecommuniceerd over hoe de universiteit met deze gelden omgaat. […]
Wanneer medewerkers extra inkomsten genereren, wordt dit op een inverdiende gelden-rekening gestort. Wanneer deze gelden aan het einde van het kalenderjaar niet zijn uitgegeven, wordt dit bedrag gezien als budgetoverschot en toegevoegd aan de algemene reserves van het instituut. […]. Door de inverdiende gelden te bevriezen die voor 1 juli zijn verdiend, blijven ze onderdeel uitmaken van onze reserves en zo voorkomen we dat onze financiële situatie slechter wordt en we (nog) meer moeten bezuinigen.’
Sindsdien, inmiddels negen maanden later, is er amper over gecommuniceerd, zeggen de onderzoekers, en blijft de onzekerheid voortduren.
De faculteitsraad heeft inmiddels een brief gestuurd naar het faculteitsbestuur. ‘We schrijven dat we niet akkoord gaan met de begroting voor komend academisch jaar, tot er meer duidelijkheid is over wat er gebeurt met die inverdiende gelden’, zegt raadslid en universitair hoofddocent bij psychologie Gert-Jan Lelieveld.
‘We vragen om duidelijkheid over de termijn van de bevriezing, en stellen voor om een deel van het geld toch beschikbaar te stellen, met mogelijk een bepaalde drempel hiervoor. We worden als psychologie extra voor de bus gegooid, nu de internationale bachelor waarschijnlijk ook opgeheven wordt: het minste wat ze nog kunnen doen, is die inverdiende gelden teruggeven.’
Desgevraagd laat het instituutsbestuur weten dat de beslissing om budgetten te bevriezen is genomen door het faculteitsbestuur. Directeur bedrijfsvoering Egon Houben en hoofd financiën van de Faculteit Sociale Wetenschappen Rob van Amsterdam willen dat telefonisch toelichten.
550.000 euro
Het totaalbedrag van de inverdiende gelden ligt rond de 550.000 euro, ingebracht door 108 medewerkers, vertelt Van Amsterdam. Per medewerker is precies bekend om hoeveel budget het gaat, zodat hetzelfde bedrag weer vrijkomt als de gelden worden ontdooid.
Maar dat zal waarschijnlijk nog een paar jaar duren, vervolgt hij. ‘Zoals het er nu uitziet, blijft het geld in ieder geval tot 2029 bevroren. De algemene reserve is een surplus, dat wordt gebruikt om balans aan te brengen in de begroting.’
Maar als dat surplus niet terugkomt, komt het geld dus ook niet meer vrij.
Voor schrijnende gevallen geldt een uitzonderingsbeleid, zegt Houben. ‘Als mensen niet zo goed in staat zijn zomaar hun potje aan te vullen, en nu in de problemen zitten, kunnen ze dat aankaarten bij het instituutsbestuur, dat beoordeelt per geval of er eerder geld vrijgegeven kan worden.’
Hoe kon het dat medewerkers geen weet hadden van deze maatregel?
Houben: ‘In goede tijden kraait hier geen haan naar. We nemen de inverdiende gelden niet mee in de begroting, maar ze zijn wel onderdeel van de algemene reserve van het instituut.’
Van Amsterdam: ‘Er bestaat nog geen faculteitsbreed beleid voor. Maar in de regeling die het instituut psychologie in 2019 opstelde staat wel het zinnetje: “Middelen op een inverdiende gelden-nummer zijn onderdeel van de financiën van een instituut.” Maar ik begrijp goed dat dat niet duidelijk is voor medewerkers die niet zo thuis zijn op het gebied van financiën.’
Inverdiende gelden die na 1 juli 2024 zijn ingebracht, kunnen wel gewoon weer gebruikt worden. Kan de faculteit garanderen dat deze gelden niet ook worden bevroren?
Van Amsterdam. ‘Het streven is om het niet te doen, maar ik heb geen glazen bol. Ik kan geen garanties geven. Het kan zijn, als er nog een bezuinigingsronde uit Den Haag komt, dat je de hele algemene reserves moet korten.’
Kunnen medewerkers dan niet beter hun geld op de persoonlijke rekening laten storten?
Van Amsterdam: ‘Dat is een risico.’
Houben: ‘In welke tijd geld verdiend wordt, is niet zwart op wit te zeggen. We willen zorgen dat vooraf al transparant is: wat is je eigen tijd, en wat is tijd van de baas?
‘Het faculteitsbestuur werkt daarom aan faculteitsbreed beleid over inverdiende gelden. Dit wordt voor de zomer met de faculteitsraad besproken.’
Een dag voor publicatie van dit artikel heeft het instituutsbestuur een mail naar de medewerkers gestuurd.
Ze schrijven hierin: ‘Zoals eerder toegezegd, blijven we jullie regelmatig informeren over de financiële situatie van het Instituut Psychologie. In de afgelopen periode heeft onze communicatie vooral in het teken gestaan van de ontwikkelingen rond de IBP/WIB (de internationale bacheloropleiding psychologie die de universiteit wil schrappen, en de Wet Internationalisering in Balans, red.). Dat heeft er helaas toe geleid dat we andere zaken, zoals deze update over de inverdiende gelden, nog niet eerder hebben gedeeld terwijl dat wel de bedoeling was.
‘Omdat er op dit onderwerp nog altijd vragen bestaan en omdat er zeer waarschijnlijk donderdag 22 mei een artikel over verschijnt in Mare, willen we jullie vandaag via deze weg alsnog rechtstreeks informeren.
‘In de zomer van 2024 kondigden we het bevriezen van de inverdiende gelden aan […]. Destijds konden we nog niet zeggen hoe lang de maatregel zou gelden. We begrijpen dat die onzekerheid vervelend is en dat collega’s hier vragen over hebben. Op basis van de meerjarenbegroting 2025–2029 moeten we helaas concluderen dat er in deze periode geen ruimte zal zijn om het saldo van de inverdiende gelden aan te spreken […]
‘We realiseren ons dat dit voor sommige collega’s een teleurstelling zal zijn. Zeker voor wie op deze middelen had gerekend. Tegelijk willen we benadrukken dat dit besluit zorgvuldig is genomen, met als doel om grotere en pijnlijkere ingrepen in de toekomst te voorkomen.’
Het bestuur vervolgt: ‘Wat wél onveranderd blijft: nieuwe inkomsten die verworven worden ná 1 juli 2024 zijn vrij besteedbaar. Deze vallen buiten deze maatregel en worden apart gereserveerd om ze te beschermen tegen toekomstige bevriezing.’
Maar die bewering klopt niet, bevestigt directeur bedrijfsvoering Egon Houben desgevraagd. ‘We doen ons uiterste best om deze gelden niet aan te spreken, maar we kunnen geen garantie geven, zoals Rob van Amsterdam ook al aangaf.’ Als de faculteit in financieel nog zwaarder weer raakt, kan het dus zijn dat een groter deel van de algemene reserves wordt aangesproken.
De brief concludeert: ‘Tot slot erkennen we dat de regels rond de inverdiende gelden en de mogelijkheid tot bevriezing in tijden van financiële nood in het verleden niet helder zijn gecommuniceerd. Dat nemen we onszelf ook kwalijk. Samen met de faculteit wordt gewerkt aan een document waarin deze regeling duidelijk en transparant wordt vastgelegd, zodat hierover in de toekomst geen misverstand meer kan ontstaan.’