‘Laten we het hebben over BAS InSite’, zei decaan Bart Barendregt donderdag tijdens de vergadering van de faculteitsraad van Sociale Wetenschappen. ‘Everybody’s favourite system.’ Er klinkt gelach in de zaal.
Vorige maand schreef Mare dat er grote problemen zijn met het nieuwe administratiesysteem. Uit uitgelekte interne correspondentie bleek dat ‘declaraties verdwijnen in zwarte gaten’ en incassobureaus zich meldden vanwege wanbetalingen. De situatie op de werkvloer was ‘schrijnend’, schreven betrokken over ‘medewerkers die er enorm doorheen zitten en uitvallen’. Sommigen zouden ‘huilend achter hun bureau zitten’.
Er zijn heel veel ontwikkelingen, vertelde directeur bedrijfsvoering Egon Houben aan de raad. ‘Er werken ongelooflijk veel mensen om het systeem zo goed mogelijk te krijgen. Je blijft natuurlijk altijd voelen wat er nog niet is of wat nog niet helemaal werkt. Ik hoop dat de wekelijkse updates helpen om jullie op de hoogte te houden wat er wel alweer kan. Als kernteam bij FSW komen we een keer per week samen om de vinger aan de pols te houden wat er gebeurt binnen de instituten. En daar waar het kan, zijn we ook vliegende kiep richting de werkvoorbereiders. Met name daar wordt de pijn gevoeld.’
‘Het is een proces van de lange adem’, vervolgde hij. ‘We kregen het verzoek om een dag te organiseren waarop we zoveel mogelijk proberen op te lossen. Dat hebben we gedaan en dat heeft heel goed gewerkt. We weten dat het nog niet allemaal perfect loopt, maar ik heb er goed vertrouwen in dat we voor de zomervakantie alweer een heel stuk verder zijn.’
De grote problemen zijn opgelost, vertelde Rob van Amsterdam, hoofd financiën en faculteitscontroller. ‘Het is alleen dat als we denken dat de ene pleister is geplakt, dan blijkt er net weer een variant te zijn waardoor een declaratie toch niet goed gaat. Zo eindigt ieder nummer in het systeem op -01. Maar declaraties worden ook aangemaakt zonder dat streepje, maar dan mag het niet geboekt worden. Dat hebben we nu gerepareerd.’
Er zijn ook veel projecten verkeerd uitbetaald in de eerste drie maanden na de overstap op BAS InSite, vertelt Van Amsterdam. ‘Ze zijn geboekt op de “verzamelkostenplaats”, maar moeten geboekt worden op “projecten”. De declaraties zijn uitbetaald via de salarisadministratie. Dus in ons overzicht zien wij salarislasten zonder verdere omschrijving en zonder declaratienummer. We moeten alles handmatig repareren en dat is echt monnikenwerk.’
Barendregt: ‘Langs deze weg nogmaals onze grote erkenning van het werk dat is verricht. Geef het team een grote knuffel.’
Werkplezier
‘We zien dat er enorm veel werk wordt verricht en op alle niveaus zien we veel toewijding’, aldus personeelsraadslid Kiki Zanolie. ‘Maar we hebben natuurlijk wel wat vragen hier, want BAS InSite geeft natuurlijk ook wat implicaties voor hoe mensen naar hun werk gaan en het werkplezier dat ze beleven. We hebben signalen ontvangen dat de eerste personen zijn uitgevallen en dat dit voor hen de druppel was die de emmer deed overlopen. In hoeverre hebben we er oog voor wat dit doet met het werkplezier? En hoe zorgen we dat er niet meer mensen omvallen?’
‘Er vallen mensen uit’, reageert Barendregt. ‘Iedereen die in verzuim gaat moet je in de gaten houden. We hebben ze in het oog.’
‘Dit soort vragen krijgt het kernteam voortdurend’, reageerde Houben. ‘Waar is hulp nodig, waar moeten we een extra hand aanreiken? Het is voor ons bijna dagelijkse kost. We kunnen niet alles, maar we kijken ernaar. We hebben inderdaad te maken gehad met uitval, wat bijzonder sneu is. We zijn aan het kijken hoe we die mensen weer terug kunnen krijgen en hoe wij hen kunnen helpen.’