Toen vorig academisch jaar het inschrijfprogramma MyStudymap werd ingevoerd, zorgde dat voor grote problemen. De faculteitsraad Geesteswetenschappen meldde dat rond de tien procent van de studenten vergat de tentameninschrijving te herbevestigen. Bij Rechten zorgde het systeem voor ‘studievertraging en heel veel verdriet’. Studenten werden door surveillanten uit de tentamenzaal gezet. Er was zelfs sprake van dat eerstejaars hun bsa niet zouden kunnen halen vanwege het gedoe.

‘Mede door berichten Mare zagen we dat het niet goed ging’, vertelt Victor van der Horst, fractievoorzitter van studentenpartij PBMS. Op initiatief van PBMS en personeelspartij Universitair Belang kwam de universiteitsraad in actie. ‘We hebben meteen gezegd: dit is een groot probleem, waar we wat aan moeten doen. De raad heeft contact gezocht met de faculteitsraden. Studenten en medewerkers werd gevraagd wat er misging.’

Het inschrijfprotocol in de Onderwijs- en Examenregelingen (OERen) moest veranderen. ‘Studenten die worden geweigerd bij het tentamen omdat ze een extra knopje zijn vergeten in te drukken, dat is echt niet acceptabel. Volgens de raad is deze knop niet nodig. Medewerkers moeten ook veel uitzonderingen verwerken in het systeem. Iedere geweigerde student moet namelijk een uitzondering aanvragen. Het is een extra last.’

De raad had de problemen al eerder aangekaart bij het college van bestuur. ‘Dat reageerde vrij defensief. Afgelopen zomer liep de frustratie zo hoog op dat we samen met UB een meerderheid in de raad hebben gevonden om het anders te gaan doen.’

Als de knop niet verdwijnt, zou de raad niet instemmen met de OERen van volgend collegejaar. Onder die druk heeft het college toegezegd de herbevestiging te schrappen. ‘Aanvinken en op “OK” klikken is voldoende in collegejaar 2024-25’, zegt Van der Horst.

De raad wilde ook dat een student die zich inschrijft voor een vak dit ook automatisch voor het tentamen doet. Volgens het college is dat echter niet haalbaar, onder andere omdat niet alle vakken een tentamen hebben, maar wel presentaties, papers en projectverslagen. Het college kijkt wel of de regeling mogelijk is voor vakken die alleen colleges en een tentamen hebben. ‘Het belangrijkst vinden we echter dat je na een keer inschrijven voor een tentamen of vak je er vervolgens geen omkijken meer naar hebt’, aldus Van der Horst.

‘Studenten krijgen ook langer de tijd om zich voor vakken in te schrijven. Er zijn vakken waarbij het echt niet nodig is dat een student zich al heel lang van tevoren inschrijft. Docenten vinden het prima, en zien het niet als extra werkdruk om studenten later in te schrijven.’

Olietanker

Inschrijven kon uiterlijk veertien dagen voor het begin van het onderwijs, dat wordt vijf dagen. Al zijn er wel uitzonderingen. De raad wil ook dat studenten zich maximaal vier weken na het begin van de colleges nog kunnen inschrijven voor een vak. Het college verwacht dat dit lastig gaat worden om te realiseren, maar gaat het onderzoeken.

Ook zou de raad graag zien dat de studieadviseurs bepalend worden in het besluit om studenten die een uitzondering hebben alsnog te kunnen inschrijven. Nu is er veel heen en weer gemail tussen de studieadviseurs en studentenadministratie over wie de uiteindelijke beslissing neemt. ‘Het college heeft toegezegd dat studieadviseurs dit mogen gaan doen.’

Van der Horst is blij met het resultaat. ‘Soms is de universiteit een slome olietanker, en daar moeten we wat aan doen. Ik begrijp dat de universiteitsraad soms kritiek krijgt omdat we niet effectief genoeg zijn. Maar we boeken ook resultaten, zoals nu. We moeten beter laten zien wat we doen.’