‘Het project is recentelijk afgesloten en binnen het budget van vier miljoen gebleven’, zegt Martijn Gerritsen, woordvoerder van de Radboud. ‘De ervaringen met het programma zijn uitstekend, de gebruikers zijn zeer tevreden. Ook de samenwerking met implementatiepartner Capgemini was naar tevredenheid.’
Leiden begrootte de aankoop en implementatie van Usis op vijf miljoen, dat werd ruim twee keer zoveel. Ook de Hogeschool en Universiteit van Amsterdam, waar het systeem Sis heet, maakte enorme kosten. Respectievelijk 14,6 en 25 miljoen euro. Ook zij overschreden ruim hun begroting.
Opvallend is dat de Radboud universiteit eerst onderdeel uitmaakte van een samenwerkingsverband (Sans) met Leiden, Amsterdam en Tilburg om een administratie- en volgsysteem aan te kopen en in te voeren.
Nijmegen stapte uit het project, onder andere omdat het budget steeds werd verhoogd. De rest hield vertrouwen in de samenwerking met softwaregigant Oracle, dat het basissysteem van Usis ontwikkelde, en implementatiepartner Atos.
Volgens Gerritsen viel de keuze op Osiris omdat de technologie had zich al bewezen bij andere onderwijsinstellingen. Dit systeem is ontwikkeld door het Amsterdamse bedrijf PSB en wordt mede geïmplementeerd door consultancybureau Capgemini.
De technische universiteiten van Delft en Twente kochten Osiris aan. De universiteiten van Nijmegen, Utrecht en Rotterdam bewandelden dezelfde weg. Bij geen van deze universiteiten rijzen de kosten enorm uit de pan.
Onlangs verscheen een rapport, nota bene door Capgemini opgesteld in opdracht van het Leidse college van bestuur, waarin drie toekomstscenario’s voor het gebruik en mogelijke uitbreiding van Usis worden doorgerekend. Het bureau maakt de vergelijking met de TU Delft, dat dus Osiris invoerde. Het blijkt dat Delft een stuk goedkoper uit is. Wel is het zo dat de TU veel minder gebruikers heeft. Ook biedt Usis meer mogelijkheden en is het een flexibeler programma.
Het meest in het oog springende what if-scenario is stoppen met Usis en overstappen op een ander programma. Het blijkt dat Osiris op de korte termijn wel goedkoper is in de businesscase die Capgemini opstelt, maar in deze analyse worden de afschrijvingskosten voor Usis niet meegerekend. Ook het geld dat dan uitgegeven wordt aan ‘negatieve effecten op de organisatie’ telt het bureau niet mee.
‘Duidelijk is dat de kosten die de organisatie zal maken als na de intensieve invoering van Usis op korte termijn overgegaan wordt op een ander applicatie zeer hoog zullen zijn.’ Met als risico dat de organisatie die inspanning niet kan leveren. Het bureau raadt dan ook af om met Usis te stoppen.