Al sinds de invoering begin dit jaar van het administratieprogramma Bas InSite van softwareontwikkelaar AFAS zijn er problemen over de hele breedte van de universiteit. Zo verdwenen ‘declaraties in zwarte gaten’ en vielen er medewerkers uit.

Onlangs stuurde het bestuur van de faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen een brandbrief aan het college van bestuur. Daarin stond dat de problemen ertoe leidden dat facturen niet worden betaald, waardoor leveringen worden stopgezet en fouten in de administratie zich ophopen. Voor het controleren van een relatief eenvoudig project zijn volgens het faculteitsbestuur momenteel vier medewerkers twintig uur bezig, waar vroeger één persoon daarvoor minder tijd nodig had.

Maandag bleek tijdens de universiteitsraad dat de tussentijdse universitaire rapportage niet kon worden besproken omdat niet alle financiële data konden worden aangeleverd dankzij de problemen.

Genoeg reden voor de raad om vragen te stellen over de huidige stand van zaken. Timothy de Zeeuw (LAG) zei dat de systemen nog steeds ‘minder goed werken dan we zouden willen’ en dat ‘veel medewerkers nog steeds heel hard werken om alles werkend te krijgen’. Hij wilde van het college weten in hoeverre softwareontwikkelaar AFAS betrokken is bij de verbetering van het proces. 

Technische specificaties

Bas InSite ‘is het product’, reageerde vicevoorzitter Timo Kos. ‘We hebben een partner gevonden die het heeft geïmplementeerd, en die hebben geleverd wat wij hen hebben gevraagd op basis van technische specificaties die wij hebben opgesteld.’

Volgens Kos is er dan ook geen sprake van ‘een falen van het bedrijf AFAS of onze implementatiepartner’, maar zit ‘een heleboel aan onze eigen kant: hoe wij hebben gekozen het in te richten met te weinig expertise van de werkvloer’.

Hij vervolgde: ‘Wij hebben op dit moment geen reden om AFAS of onze implementatiepartner iets te verwijten, we hebben wel zelf heel veel te leren over hoe we hebben gekozen dit in te richten. Meer harmonisatie had dingen kunnen voorkomen.’

Kos stelde dat het programma technisch functioneert. ‘Het doet alles wat we vragen, alleen niet overal werkt het even praktisch, fijn, gebruiksvriendelijk en efficiënt. En het kost nog steeds veel meer energie en tijd dan we zouden willen.’ Voor de vele ‘restpunten’ die nog moeten worden opgelost, komt een zogenoemd ‘verbeterprogramma’.

Ook zei hij dat er een uitgebreide evaluatie komt over de implementatie en bestuurlijke besluitvorming.

Raadslid Johan Verweij (FNV): ‘Als het stof is neergedaald, neem dan ook in de evaluatie mee dat er vanuit meerdere faculteiten is gewaarschuwd voor problemen en dat er te weinig van tevoren is getest. Het gaat me niet om het aanwijzen van schuldigen, maar dat erbij wordt stilgestaan wat we met die geluiden doen en dat je ervan leert.’

Kos erkende dat ‘de manier waarop de testen waren ingepland achteraf niet handig was’. Ook zei hij dat uit een eerdere evaluatie blijkt dat veel dingen niet goed zijn gegaan in de voorbereiding en dat er niet genoeg is geluisterd naar de zorgen vanuit de medewerkers.

Het college komt op het onderwerp terug als een uitgebreide evaluatie heeft plaatsgevonden.