Er zijn al sinds de invoering begin dit jaar van het administratieprogramma Bas InSite van softwareontwikkelaar AFAS problemen over de hele breedte van de universiteit. Zo verdwenen ‘declaraties in zwarte gaten’ en vielen er medewerkers uit.

Na eerdere klachten bij de faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen stuurde het faculteitsbestuur een brandbrief aan het college van bestuur van de universiteit. ‘We hebben er vertrouwen in dat we uiteindelijk een goedwerkend administratiesysteem krijgen, maar we maken ons wel zorgen over het tempo en daarmee de gevolgen voor onze beheersing van onze faculteit.

‘Met het overstappen naar een nieuw ERP (enterprise resource planning, red.) systeem is het logisch dat er in het begin problemen zijn en dat het systeem nog niet werkt zoals beoogd. Inmiddels zijn we zes maanden live en maken we ons grote zorgen over de voortgang op de inrichting van het systeem: er is nog steeds geen beeld wanneer we een goed functionerende administratie hebben.’

Fouten

De huidige werkwijze binnen de universiteit, waarbij er volgens het faculteitsbestuur langdurig wordt gesproken over de ideale inrichting voordat er concrete stappen volgen, heeft ertoe geleid dat ‘wij inmiddels al zes maanden feitelijk blindvaren’. Het bestuur benadrukt dat de problemen niet voortkomen uit een gebrek aan inzet van medewerkers.

Maar het gaat op heel veel fronten nog steeds verkeerd, aldus het bestuur. Zo komen veel kosten op de verkeerde plek in de boekhouding terecht, hebben financieel medewerkers onvoldoende toegang tot het systeem om adequaat te kunnen werken, en lukt het wetenschappers niet de financiën van hun projecten te regelen.

Dat leidt er onder andere toe dat facturen niet worden betaald, waardoor leveringen worden stopgezet en fouten in de administratie zich ophopen. Voor het controleren van een relatief eenvoudig project zijn volgens het faculteitsbestuur momenteel vier medewerkers twintig uur bezig, waar dat voorheen een enkel persoon dat in minder tijd kon doen.

Het college van bestuur onderkent in een antwoord op de brief dat er nog problemen zijn: ‘Het tempo waarin de knelpunten worden opgelost ligt te laag, de druk op medewerkers, met name in de financiële en HR-kolom, op wetenschappers én op de ondersteunende teams is daardoor groot, wat risico’s met zich meebrengt voor de financiële beheersing. Deze situatie is ook voor het college van bestuur niet acceptabel.’

Ook ziet het college dat veel tijdelijke oplossingen voor de problemen met AFAS op de langere termijn niet houdbaar zijn. Een structurele oplossing zal meer tijd vergen.

‘Integrale visie’

‘Een belangrijke bestuurlijke les van de afgelopen maanden is dat er een meer integrale, en eenduidige, dat wil zeggen instituuts- en faculteitsoverstijgende, visie op project control, financial control en business control nodig is om het gehele systeemlandschap voor HR, Finance & Control goed geïntegreerd en beheersbaar te laten functioneren. Dit is randvoorwaardelijk voor het sneller realiseren van functionele oplossingen’, aldus het college in hun antwoord aan de faculteit.

Het bestuur wil een externe expert inhuren ‘om binnen twee maanden met de control community tot een eenduidige visie op project control, financial control en business control te komen’. De expert zal vervolgens advies uitbrengen aan het college.

Tijdens de faculteitsraadsvergadering van afgelopen maandag werd de briefwisseling kort aangestipt. ‘Het toont aan dat het college onze problemen serieus neemt’, zei faculteitsbestuurslid Suzanne van der Pluijm. ‘Ze kunnen uiteraard niet in detail op de problemen ingaan, maar de brief is oké.’

‘Het is fijn dat er aan oplossingen wordt gewerkt’, reageerde raadslid Jeanette de Wolf. ‘Maar ik maak me zorgen dat er een externe expert moet worden ingehuurd om een visie op te stellen. Ik zie dat collega’s uitgeput en gefrustreerd raken. Laten we eerst zorgen dat de systemen werken. We moeten zorgen dat AFAS iedereen van de juiste informatie voorziet.’

Pluijm: ‘Ik weet niet of het college het zo bedoelt. Als we van tevoren beter hadden geweten hoe de organisatie werkt, hadden we de software beter kunnen inrichten. We moeten goed opschrijven wie welke rol heeft om alles goed te laten werken. Dat hebben we nu niet op papier.’