De examencommissies van de faculteit Geesteswetenschappen worden ondersteund door de ambtelijk secretarissen. Een voorbeeld van hun werkzaamheden is het voorbereiden van besluiten en communiceren van uitslagen waar de examencommissie zich over heeft gebogen. Volgens de universiteitswebsite werken er zeven medewerkers.

Maar momenteel is het ambtelijk secretariaat gehavend door uitval van medewerkers. Aanleiding: de hoge werkdruk. Volgens raadslid Arnout van Ree, die tot januari vorig jaar zelf ambtelijk secretaris was, komt dat doordat zij ‘steeds meer taken, verzoeken en verantwoordelijkheden’ krijgen.

Van Ree ziet een tendens dat steeds meer studenten in beroep gaan tegen beoordelingen. ‘Studenten stappen heel gemakkelijk naar de examencommissie. En als ze het niet eens zijn met een beslissing, gaan ze naar het College van Beroep voor de Examens. Er worden zelfs regelmatig advocaten meegenomen, zoals iemand van de rechtsbijstandsverzekering. Soms zijn het ook rechtenstudenten die bezwaar maken voor anderen en daarmee geld verdienen. Het staat studenten vrij dat te doen, maar het kost heel veel tijd al die zaken af te handelen. Daardoor neemt de werkdruk toe.’

Raadslid Elizabeth den Boer: ‘Als studieadviseur proberen we te voorkomen dat studenten met allerlei verzoeken naar de examencommissie stappen, maar ze doen het toch.’

Ook ziet ze, net als Van Ree, dat studenten steeds vaker een advocaat meenemen. ‘Dat is een zorgelijke situatie.’

Daar bovenop komen ook de problemen met het nieuwe inschrijfsysteem MyStudymap, zegt Van Ree. Het aanmelden voor tentamens blijkt daar regelmatig fout te gaan, waardoor studenten niet mogen deelnemen. ‘Dan gaan ze in beroep bij de examencommissie, en zo stapelen de problemen zich verder op. Wat niet meehelpt, is dat het college van bestuur halsstarrig blijft vasthouden aan iets als MyStudymap, ook als blijkt dat het niet goed werkt.’

Nieuw personeel

Mirjam de Baar van het faculteitsbestuur noemt de situatie bij het ambtelijk secretariaat een ‘zeer groot probleem’ en zegt het ‘erg serieus’ te nemen. ‘Op dit moment huren we tijdelijk personeel in om de ambtelijk secretarissen te vervangen. De werklast is nu te groot.’

Ook worden er sollicitatiegesprekken gevoerd voor het aanstellen van nieuw personeel om het probleem structureel aan te pakken. Daarnaast denkt het bestuur aan het samenvoegen van examencommissies.

‘Veel examencommissievoorzitters zijn bereid hierover met ons in gesprek te gaan’, aldus De Baar. Voor ambtelijk secretarissen zou dat betekenen dat zij minder hoeven te notuleren en bij minder vergaderingen hoeven te zijn. Ook wil het bestuur met de voorzitters van examencommissies en de ambtelijk secretarissen in gesprek over hoe het werk voortaan beter kan worden georganiseerd.

Volgens de raad heeft het bestuur echter te laat ingegrepen. Raadslid Jan Sleutels: ‘Tien, vijftien jaar geleden was het een werkbare situatie. De voorzitter van de examencommissie kon het werk op een vrijdagmiddag in zijn eentje doen. Maar intussen is de situatie compleet uit de hand gelopen.’

Van Ree: ‘De actie die nu wordt ondernomen is te laat, de ramp is al voltrokken. Op een gegeven moment waren er nog maar drie mensen aan het werk omdat er zo veel ziek waren. Het faculteitsbestuur heeft het te lang op zijn beloop gelaten.’