De partij diende het voorstel ‘Begrijpelijke taal’ in waarin het college en universitaire ambtenaren de oproep kregen ervoor te zorgen ‘dat de stukken die ter vergadering voorliggen zo inclusief mogelijk zijn, helder en bondig in taal en formulering zijn’, en ‘het gebruik van bestuurlijk jargon vermijden’.

‘De hoeveelheid leesvoer die we elke keer krijgen is erg groot’, zei raadslid Agur Sevink van UB tijdens de universiteitsraadsvergadering tegen het college. ‘Vandaar mijn oproep om de stukken zo leesbaar mogelijk te maken.’

Ter illustratie van het voorstel schreef Sevink een gedicht (zie kader) van bijna duizend woorden met de titel ‘Hoe bekostiging subsidie werd’ dat vrijwel uitsluitend uit citaten bestaat van de Kadernota met daarin de financiële plannen van de universiteit.

‘Het punt van begrijpelijk taalgebruik herken ik in veel stukken’, reageerde vice-collegevoorzitter Timo Kos. ‘Er is bij iedereen een grote behoefte aan compacte stukken die de grote lijn van beleid weergeven. Meer bestuurlijke duiding van documenten zou ook kunnen helpen.’
Wel vond Kos dat er een ‘onderscheid gemaakt moet worden tussen hoe je communiceert naar een brede gemeenschap over beleid. Dat moet sowieso begrijpelijker en navolgbaarder, versus de technische stukken die daar soms onder liggen’.

Niet alle financiële stukken zijn bedoeld voor communicatie naar de hele organisatie, stelde hij. ‘Hoe je dat vervolgens samenvat en goed naar buiten brengt, daar kunnen we nog een slag in maken. Met technische details daaronder voor mensen die er dieper op in willen gaan.’

‘Het gaat niet alleen om de ingewikkelde terminologie, er staat ook ontzettend veel herhaling in de stukken’, zei Floske Spieksma van UB. ‘Ik lees vaak bijna dezelfde alinea, dat kan ook opgeschoond worden.’

Kos: ‘Als je het over het bestuursverslag hebt, dan herken ik dat heel erg. Ik merkte dat zelf ook op. Op dat punt kunnen we ook nog heel veel stappen zetten. Het kan een stuk compacter.’

Een van de suggesties in de raad was om een taalmodel te gebruiken om beter leesbare stukken te fabriceren. Kos zag dat niet zitten. ‘Ons beleid is dat we beleidsstukken en bedrijfsgevoelige informatie niet in AI stoppen. Copilot is nog niet toegestaan. We komen nog met nieuw AI-beleid.’

‘Het helpt al als er in een stuk een index staat waar termen worden uitgelegd’, opperde Sami Katkhouda van studentenpartij DSP-SC. ‘Bijvoorbeeld wat solvabiliteit betekent. Dat zou de kloof al enigszins dichten.’

‘Dat is een goede suggestie’, reageerde Kos. ‘Dat deden we een tijd al, maar dat gebruik is een beetje weggezakt. We gaan het weer doen en voegen het toe aan de documenten.’