Belangrijke aanleiding voor het aanstellen van een coach is een brief die een student-lid van de instituutsraad afgelopen zomer stuurde. Daarin stelt hij dat er een angstcultuur heerst door het handelen van het instituutsbestuur.

‘Er zijn mij veel zorgwekkende situaties onder de aandacht gebracht, met name over een angstcultuur en financiële zorgen over het instituut’, zo schrijft de student. ‘Als iemand op beleefde en constructieve wijze feedback geeft, wordt hem gelijk de mond gesnoerd door het instituutsbestuur. Als de instituutsraad zijn plicht doet door kritische vragen te stellen, krijgt hij onmiddellijk het verwijt dat hij het bestuur niet te veel tijd en geld mag kosten.’

De student drukt het instituutsbestuur op het hart om aan zelfreflectie te doen ‘met het oog op redelijk en rechtvaardig bestuur’. Wel schrijft hij opvallend genoeg ook dat hij zich ‘geen fijnere plek in Nederland kan voorstellen om wiskundestudent te zijn’.

Eerder had het MI ook al een werkgroep ingesteld om te praten over de cultuur binnen het instituut. In een verslag van afgelopen zomer dat Mare heeft ingezien wordt ook al van een angstcultuur gesproken.

Als reactie op de brief en de werkgroep heeft het instituutsbestuur in augustus en oktober bijeenkomsten georganiseerd om hierover met medewerkers te praten. In een mail van begin november concludeert het bestuur dat de bijeenkomsten veel meningen en emoties hebben opgeroepen. 

Conclusies: een groep mensen is bang zich te uiten en ervaart een angstcultuur, en binnen het instituut is het lastig om meningsverschillen te bespreken.

Het instituutsbestuur heeft daarom een coach aangesteld die met verschillende groepen en individuen in gesprek kan gaan. Het faculteitsbestuur is de formele opdrachtgever van de mediator, ‘om tegemoet te komen aan de wens om begeleiding te krijgen bij het bevorderen van een open cultuur waar ruimte is voor dialoog en reflectie’, zo schrijft het faculteitsbestuur in een mail van half november.

Eerder was er ook al onrust binnen het Mathematisch Instituut, onthulde Mare vier jaar geleden. Toen leidde onenigheid tussen medewerkers en bestuurlijk falen uiteindelijk tot een leegloop van de statistiekgroep. Een rapport concludeerde toen ook dat er sprake was van een onveilig werkklimaat. Hierop werd in 2022 twee leden van het instituutsbestuur gevraagd hun functie neer te leggen.

‘Als onderdeel van het traject dat het MI in 2022 is gestart om met elkaar te werken aan een veilige en fijne werk- en studieomgeving, is een cultuurwerkgroep opgericht’, laten het MI en de faculteit weten in een reactie. De groep is samengesteld uit ‘medewerkers met verschillende functies’ die ‘zaken bespreekbaar te maken’, ‘meedenken over verbeterpunten’ en ‘bijdragen aan een open en toegankelijke werk- en studieomgeving’.

‘Het signaal van de cultuurwerkgroep en de brief van de student die we eind van de zomer ontvingen zijn de directe aanleiding geweest om op zoek te gaan naar een externe begeleider voor het MI om ons verder te helpen te werken aan een open, betrokken en collegiale cultuur waar ruimte is voor dialoog en reflectie. In het verbeteren van onze cultuur zijn nog stappen te zetten. Medio november zijn we gestart met een coachingtraject voor iedereen binnen het MI, inclusief het instituutsbestuur. Deelname aan het traject is vrijwillig. Het traject gaat ons helpen bij het makkelijker bespreekbaar maken van vragen en zorgen. Zo kunnen we met elkaar nog beter werken aan de toekomst van ons mooie instituut.’

Van financiële problemen die de student in zijn brief noemde, is volgens het MI en de faculteit geen sprake. ‘Er waren de afgelopen tijd zorgen over de financiën, net zoals bij vele andere instituten. Dankzij de beleidskeuzes en de gezamenlijke inzet van het instituut ziet het er voor het komende jaar financieel een stuk beter uit en staan de cijfers in 2026 weer in het groen.’