Het netwerk van vertrouwenspersonen en ombudsfunctionarissen aan de Universiteit Leiden is breed. Studenten en medewerkers kunnen bij hen terecht met vragen, zorgen of knelpunten op het gebied van ongewenst gedrag (seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en verbale intimidatie, discriminatie), arbeidsomstandigheden, wetenschappelijke integriteit en conflicten met collega’s of leidinggevenden.

Maar: wat kunnen deze personen daadwerkelijk voor klagende studenten en medewerkers doen? Raadslid Patrick Klaassen (Universitair Belang) bracht dit ‘fundamentele punt’ maandag in de universiteitsraad naar voren bij de bespreking van de jaarverslagen van de vertrouwenspersonen.

‘Onlangs ben ik bij een sessie geweest waarin vragen konden worden gesteld aan de vertrouwenspersonen van deze universiteit’, begon hij. ‘Wat mij opviel is de discrepantie tussen de verwachtingen van medewerkers op de werkvloer over wat een vertrouwenspersoon kan betekenen, en de daadwerkelijke werking van de vertrouwenspersoon.’

Goed gesprek

Naar de vertrouwenspersoon gaan is moeilijk, zei Klaassen. ‘Daar moet je een grens voor overheen en ga je pas naartoe als je ergens niet meer zelf uitkomt. De verwachting van de mensen die daar naartoe gaan, is dat de vertrouwenspersoon je helpt met het oplossen van je problemen. Terwijl, toen we doorvroegen bij de vertrouwenspersonen, bleek dat dat helemaal niet hun eigen taakopvatting is. Zij vinden zichzelf al effectief als medewerkers tevreden zijn met het gesprek dat er met hen is gevoerd.’

Raadslid Elise Gosselin (DSP-SC) noemde die discrepantie ‘dramatisch’.

‘Er zijn geen cijfers over hoe we de effectiviteit van vertrouwenspersonen meten’, ging Klaassen verder. ‘Ik zou graag willen weten: hoe veel mensen die naar een vertrouwenspersoon gaan werken hier een half jaar later nog? Of is de stap naar de vertrouwenspersoon een eerste portaal om deze organisatie te verlaten? En beschikken vertrouwenspersonen zelf over deze cijfers?’

Volgens Klaassen moet er in ieder geval iets gebeuren. ‘Óf we moeten medewerkers beter informeren over wat ze van een vertrouwenspersoon kunnen verwachten, en dat is blijkbaar dus een goed gesprek maar niet per definitie het oplossen van jouw problemen. Óf de functieomschrijving van de vertrouwenspersoon moet worden aangepast.’

Overigens staat in het jaarverslag van de interne vertrouwenspersonen juist dat ‘melders aangaven dat zij zich gehoord, serieus genomen en zorgvuldig begeleid voelden gedurende het proces’ en dat de ondersteuning ‘in veel gevallen leidde tot helderheid over vervolgstappen, meer inzicht in mogelijke oplossingsrichtingen en een beter begrip van de formele en informele routes binnen de organisatie’.

Oplossingen

Volgens het verslag werken de vertrouwenspersonen wel degelijk aan oplossingen: ‘De ondersteuning droeg in diverse casussen bij aan het oplossen of de-escaleren van conflicten, het verbeteren van samenwerking en het herstellen van een veilige werkrelatie’ en ‘een aanzienlijk deel van de contacten’ resulteerde in ‘succesvolle interventies, zoals het herstellen van onderlinge communicatie, of het realiseren van praktische oplossingen binnen de werkcontext’.

Raadslid Nadine Potters (PBMS) benoemde een terugkerend probleem. ‘Ik wist tot deze zomer niet eens dat er een ombudsfunctionaris voor studenten bestaat waar je klachten kan indienen over de universiteit. Veel andere studenten weten dit ook niet. Zelfs sommige studieadviseurs schijnen dit niet te weten.’

In een van de jaarverslagen wordt dit probleem erkend. ‘Er is hard gewerkt aan het vergroten van de bekendheid van de vertrouwenspersonen, onder meer door gerichte communicatie en bijvoorbeeld aanschuiven bij lunches en bijeenkomsten.’