Het programma MyStudymap zorgt sinds de invoering in 2022 voor problemen met tentameninschrijvingen. Studenten moesten soms huilend de zaal verlaten omdat bleek dat ze toch niet waren ingeschreven.

De problematiek zorgt al jaren voor spanning tussen de raad en het college van bestuur. Het college nam volgens de raad te weinig maatregelen om MyStudymap aan te passen en luisterde onvoldoende naar de klachten van gedupeerde studenten.

Uiteindelijk rolde er eind 2024 een deal uit tussen raad en college. Er kwam een pilot waarmee er meer ruimte komt voor studenten zonder inschrijving om toch het tentamen te kunnen maken.

Studenten zonder correcte inschrijving moeten bij het tentamen drie kwartier wachten voordat zij eventueel alsnog kunnen deelnemen. Studenten die wel op de lijst staan, gaan namelijk voor en zij krijgen tot maximaal 45 minuten na aanvang nog toegang tot het tentamen. De pilot loopt in principe tot en met 31 augustus 2026.

Vanwege de problemen wil de raad de controle behouden op het zogenoemde inschrijfprotocol. Die maakt nu nog deel uit van de onderwijs- en examenregelingen (OERen) van alle opleidingen. De raad heeft instemmingsrecht op de veranderingen in de OERen.

Het college wil komend collegejaar het inschrijfprotocol omvormen tot het ‘reglement inschrijving voor onderwijs en tentamens’. Het reglement is dan geen bijlage meer van de OERen. ‘De reden hiervoor is dat de manier van inschrijven via My Studymap is ingeburgerd. De regels voor het inschrijven zijn voor langere tijd van toepassing en het reglement wordt hierdoor van onbepaalde duur.’

De raad raakt zo de jaarlijkse instemming op de inschrijvingen kwijt en vindt dat onacceptabel. ‘We willen hiermee dan ook niet instemmen’, zei Renske van Gulijk van studentenpartij PBMS maandag tijdens de raadsvergadering.

Patrick Klaassen van personeelspartij UB vond dat ‘er zoveel mis was gegaan met de inschrijvingen’ dat het voor studenten belangrijk is dat de raad instemming behoudt. ‘Het is de enige manier om direct invloed uit te oefenen.’ Hij noemde het plan van het college een ‘uitholling van het medezeggenschapsrecht’.

Volgens Klaassen staat ook in de Wet op het hoger onderwijs (WHW) dat de inschrijvingen niet losgekoppeld mogen worden van de OERen. ‘Dit is dus ook technisch onjuist. Het is een fundamenteel recht dat je niet mag ontkoppelen als bestuurder.’

De dreiging om niet in te stemmen zou mogelijk al tot een kentering bij het college hebben geleid, bleek vervolgens. Volgens Agur Sevink (UB) zou voor de vergadering al zijn toegezegd dat de omvorming van protocol naar reglement ‘van de baan was’.

In de raad was er de nodige twijfel over wat er nu was beloofd. ‘In de commissievergadering van de raad over deze kwestie werd dat door een beleidsmedewerker al min of meer toegezegd’, reageerde personeelsraadslid Joost Augusteijn van Lijst Augusteijn. ‘Het zou ook raar zijn om het te splitsen, zeker nu er nog een pilot loopt.’

Volgens Véronique De Gucht van personeelspartij LAG is er in de commissievergadering enkel toegezegd om volgend collegejaar nog niet te splitsen.

Het college heeft in ieder geval officieel nog geen enkele toezegging gedaan. Als het college op de overlegvergadering op 8 december de ontkoppeling helemaal loslaat, zal de raad waarschijnlijk alsnog instemmen met de OERen.