Er bestaat een groot verschil tussen verwachtingen die medewerkers en studenten hebben over vertrouwenspersonen en ombudsfunctionarissen en de taakopvatting die zij zélf over hun werk hebben, stelde een raadslid vorige maand in de universiteitsraad.

Terwijl klagers die ongewenst gedrag, arbeidsconflicten of wetenschappelijke integriteitskwesties melden vaak hopen dat problemen worden aangekaart, vinden de vertrouwenspersonen zichzelf al ‘effectief als iemand tevreden is met het gesprek’, zei raadslid Patrick Klaassen (Universitair Belang) vorige maand daarover. 

‘Óf we moeten medewerkers beter informeren over wat ze van een vertrouwenspersoon kunnen verwachten, en dat is blijkbaar dus een goed gesprek maar niet per definitie het oplossen van jouw problemen. Óf de functieomschrijving van de vertrouwenspersoon moet worden aangepast’, zei hij toen.

‘We zien inderdaad verschillende verwachtingen over wat voor steun vertrouwenspersonen bieden’, zei vicevoorzitter Timo Kos vorige week tijdens de raadsvergadering, in antwoord op de kritiek van Klaassen. Maar zij hebben wel degelijk een ‘heel heldere taakomschrijving’, en dat is dat zij moeten ‘opvangen, adviseren, begeleiden en doorverwijzen’.

Het is dus niet zo dat een vertrouwenspersoon een arbeidsconflict of een verstoorde arbeidsrelatie kan oplossen, managementbesluiten kan nemen of sancties kan opleggen, aldus Kos. ‘Dat is aan de leidinggevende, de HR-ondersteuning, een bestuur, klachtencommissie of soms zelfs externe instanties. Een vertrouwenspersoon staat je bij, zorgt dat je de juiste hulp kunt vinden en op een juiste en veilige manier door het proces heen gaat. Dat proberen we continu helder en duidelijk te maken, maar in een organisatie met veertigduizend mensen merk je dat dat niet altijd aankomt.’

Er was nog meer kritiek. ‘Er zijn geen cijfers over hoe we de effectiviteit van vertrouwenspersonen meten’, zei Klaassen bij het eerdere overleg. ‘Ik zou graag willen weten: hoe veel mensen die naar een vertrouwenspersoon gaan werken hier een half jaar later nog? Of is de stap naar de vertrouwenspersoon een eerste portaal om deze organisatie te verlaten? En beschikken vertrouwenspersonen zelf over deze cijfers?’

Adviseren

Op die vragen kwam geen helder antwoord, maar Kos gaf wel aan er geen voorstander van te zijn te gaan monitoren hoe individuele casussen worden afgehandeld. ‘Ik denk dat je dat niet op individueel niveau kan monitoren en ook niet zou moeten willen.’

Klaassen: ‘Maar medewerkers komen daar vaak terecht als de situatie al is geëscaleerd. Het wordt als een last resort gezien. Klagers gaan erheen met het idee dat hun probleem wordt opgelost, maar in de praktijk werkt het vaak anders. Hoe meten we dan hun effectiviteit?’

Kos: ‘Ze kunnen ons en andere besturen adviseren als er iets niet goed gaat. Als problemen niet worden opgelost door het management, of mensen blijven tussen de wal en het schip hangen, dan zijn ombudsfunctionarissen degenen die kunnen escaleren of de-escaleren.’

Daarnaast prees Kos het ‘hechte netwerk’ dat de vertrouwenspersonen en ombudsfunctionarissen vormen. ‘Ze verwijzen melders indien nodig naar elkaar door, dat is goed en effectief ingericht.’

Ook wilde de raad weten of vertrouwenspersonen beschikbaar zijn voor buitenpromovendi. ‘Ja’, zei Kos. ‘Die voorzieningen zijn hetzelfde, maar het is wel een uitdaging om hen op het aanbod te wijzen en onder hun aandacht te brengen.’ De universiteit heeft de laatste jaren sterk ingezet op zichtbaarheid en herkenbaarheid, vooral door vertrouwenspersonen zelf voorlichting te laten geven in de faculteiten en instituten. Kos: ‘Als je hen al eens hebt gezien, heeft dat een drempelverlagend effect. Nog meer informatie op de website is niet de oplossing.’