De universiteit pompt dit en komend jaar meer dan 13 miljoen euro in het systeem dat SAP vervangt. In het nieuwe systeem van softwareontwikkelaar AFAS worden HR, financiën en inkoop geïntrigeerd. BAS InSite vervangt SAP Self Service en onderdelen van het Serviceplein.

De universiteit werkte meer dan twintig jaar met SAP, maar volgens de universiteit voldoet dat systeem niet langer aan de eisen en valt de ondersteuning van de leverancier in 2027 weg.

Alle medewerkers krijgen met het nieuwe platform te maken dat alle financiële en personele administratie verwerkt. Verlofaanvragen, declaraties en salarisspecificaties zitten erin.

De migratie naar het nieuwe systeem is een complexe operatie. De planning was dat begin januari BAS InSite ‘live zou gaan’. Maar de universiteitsraad signaleerde nog de nodige problemen rond de overstap.

Hoge werkdruk

‘Ik heb contact gehad met de dienstraad van het Administratief Shared Service Centre van de universiteit’, zei Marie Kolbenstetter van personeelspartij PhDoc eerder. ‘Daar waren zorgen over de transitie, vooral over de hoge werkdruk. Maar ook dat er in de planning van de overstap onvoldoende rekening wordt gehouden met het werk dat verricht moet worden bij de faculteiten en diensten. Wie gaat er trainingen geven om leren om te gaan met het nieuwe systeem?’

‘Ik hoor veel verontrustende geluiden’, vulde Personeelsraadslid Patrick Klaassen (UB) aan. ‘Er wordt veel getest. Ik weet dat er heel veel open eindjes zijn.’

Of in januari van start gaan haalbaar is voor de medewerkers: zowel technisch als wat betreft de werkdruk, is de vraag, stelde Klaassen. ‘En wat gebeurt er als we niet overgaan? Wat betekent dat voor het komende jaar? Wat betreft kosten en extra werk dat gedaan moet worden?’

Op de universiteitsraadsvergadering van 8 december gaf vice-collegevoorzitter Timo Kos duidelijkheid over de startdatum.  Hij vertelde dat het college die week een positief besluit zou nemen over het live gaan van het systeem. ‘Dat gebeurt op 5 januari. Er lag een advies om het te implementeren onder voorwaarden, aan die voorwaarden is inmiddels voldaan. Er is net een succesvolle test geweest. Dat ging om een oplossing voor de prognose van de inzet van personeel uit de tweede en derde geldstroom, en dat verliep goed.’

nazorgteam

‘Heel fijn dat we starten’, zei Klaassen. ‘Maar we hebben gezien dat veel mensen die met de implementatie te maken hebben moe zijn. Er is ontzettend hard gewerkt. Wat betekent de go richting kerstreces? Hebben deze mensen reces? Of moet er doorgewerkt worden tijdens kerst en oud en nieuw?’

‘We gaan volgens planning overstappen’, legde Kos uit. ‘Er wordt tot aan de kerst hard gewerkt om de laatste zaken af te ronden. Er zijn nog wat belangrijke zaken die moeten worden opgelost.’

Een klein team zal tijdens de kerst doorwerken, maar dat was al voorzien. ‘De rest zal een paar welverdiende vrije dagen hebben.’

In het nieuwe kwartaal zal het best druk zijn, benadrukte hij. ‘Dit is het startschot en niet de eindstreep. Er is een heel nazorgteam ter ondersteuning van de facultaire implementatieteams. We hopen dat alles in een keer goed draait en zullen stapsgewijs problemen oplossen die mogelijk nog naar boven komen. Het zal wel even pittig worden allemaal.’