Columns & opinie
Hoe gedachteloos de uni omgaat met haar personeel
Anno 2020 krijgt de universiteit het administratief niet voor elkaar om aan EU-eisen te voldoen. Gevolg: wij mogen allemaal overwerken in het weekend.
Benjamin Sprecher
donderdag 12 maart 2020

Soms landt er een droge reglementaire aankondiging in je inbox, waar je in de lege ruimte tussen de woorden de enorme frustratie kan proeven. Misschien zat hier wel iemand vloekend en tierend achter zijn pc, en wist die persoon met slechts de grootste zelfbeheersing uiteindelijk een nette e-mail te sturen.

In dit geval over een probleem rondom de ‘EU eligibility criteria for Internally Invoiced goods and services’.

Maar misschien was het wel gewoon een simpele e-mail, en had ik het me allemaal ingebeeld. Daarom informeerde ik even. Of dit wellicht een columnwaardig onderwerp was. Toen het antwoord een aantal uitermate getergde frasen bevatte wist ik het zeker. Dit is fantastisch. Irritant, maar toch ook fantastisch.

Goed, eerst de e-mail zelf: ‘Dear all, Leiden University does not comply with the EU eligibility criteria for Internally Invoiced goods and services. Until further notice, please do not purchase anything at the UFB or use internally invoiced research facilities for EU funded projects.

Waarom?, dacht ik gelijk. Hier is iets goed fout gegaan.

Dit was fantastisch. Irritant, maar toch ook fantastisch

Tijdens een project maak je kosten, en in een EU-project kun je die tot een bepaald bedrag declareren. Dat is heel simpel. Ik bestel broodjes of posters bij ons uitermate prettige Universitair Facultair Bedrijf (het in de mail genoemde UFB). Zij sturen een factuur. Ik dien de factuur in bij de EU. Geregeld.

De EU had al in 2013 een aantal eisen gesteld aan het declareren van interne kosten. Voornamelijk dat je moet kunnen laten zien dat het alleen om de kostprijs gaat, en er niet intern winst wordt gemaakt. Helemaal prima, want dat is ook niet het geval.

Nu blijkt echter dat anno 2020 de universiteit het administratief niet voor elkaar krijgt om aan die EU-eisen te voldoen. Met als gevolg dat we simpelweg interne kosten niet meer aan de EU mogen doorbelasten.

Dat is natuurlijk bizar.

Maar wat ik nog niet doorhad, is dat het ook echt negatieve gevolgen heeft. Zowel voor het UFB, dat nu een hoop werk gaat mislopen (extern bestelde broodjes en posters kan ik wel declareren, ook al wordt daarop wel winst gemaakt), maar ook voor ons instituut. Want de EU betaalt 25 procent overhead, bovenop de gedeclareerde kosten. Dus als je 1000 euro kosten maakt, moet dat door het algemene budget worden betaald, en laat je ook nog eens 250 euro liggen die je extra zou krijgen van de EU.

Hoe het tekort wordt opgelost? Door het personeel alle onderzoeksvoorstellen maar in het weekend te laten schrijven

Die overhead is niet gewoon voor de leuk. Het is de financiële ruimte waarmee je tijd kan investeren in zaken als onderzoeksvoorstellen schrijven.

Nu gaat het niet om enorme bedragen (in de orde van grootte van enkele duizenden per jaar voor ons instituut). Maar dat is toch geld dat ergens vandaan moet komen. Dus hoe wordt dit opgelost? Door het personeel die onderzoeksvoorstellen maar in het weekend te laten schrijven.

Wat we hier hebben is wederom een voorbeeld van hoe gedachteloos het hogere management van de universiteit omgaat met haar personeel. En alles bij elkaar krijg je berichten zoals onlangs op de NOS: ‘Wetenschappers naar inspectie vanwege overwerk: “Mensen raken opgebrand”’.

En voor een project waar je niet alleen broodjes en posters intern factureert, maar ook bijvoorbeeld rekencapaciteit op een supercomputer, kan dit wel enorm in de cijfers lopen.

Ik heb mij laten vertellen dat het probleem onlangs is aangekaart bij een vergadering, waarbij iets werd gezegd in de trant van ‘op dit moment liggen de prioriteiten elders’. Wat leren we hiervan? Geen idee. Het geeft in ieder geval aan hoe intern gericht de bureaucratie van onze geliefde universiteit is.

Benjamin Sprecher is onderzoeker bij het Centrum voor Milieuwetenschappen