Nieuws
Online gedragscode: ‘Stop met reply all en altijd paraat staan’
De faculteit Geesteswetenschappen heeft een gedragscode digitale communicatie opgesteld om de balans tussen werk en privé voor medewerkers te verbeteren en de werkdruk te verlagen.
Sebastiaan van Loosbroek
donderdag 19 januari 2023

Aanleiding voor de gedragscode is dat er steeds meer wordt thuisgewerkt, waardoor de grenzen tussen werk en privé vervagen. De voortdurende bereikbaarheid die ‘deels noodzakelijk is om het thuiswerken mogelijk te maken, kan zorgen voor een toegenomen gevoel van werkdruk en altijd “aan” staan’, aldus de code.

Ook is het digitale verkeer - mails, Signal, Teams - ‘daadwerkelijk toegenomen doordat meer afstemming via digitale communicatie verloopt en omdat we elkaar minder vaak face-to-face ontmoeten’. Doel van de code is het creëren van ‘een gezonde werkbalans’ en minder werkdruk.

Kort en bondig mailen

De code beveelt onder meer aan om kort en bondig te mailen met een duidelijke onderwerpregel voor betere vindbaarheid, binnen kantoortijden te mailen of anders de bezorging van de mail uit te stellen, de reply all-functie zo veel mogelijk te vermijden, onderling af te spreken of het gewenst is te bellen of appen naar elkaars privételefoon, e-mailnotificaties uit te zetten en een out of office-bericht aan te zetten als je vrij bent.

‘We worden regelmatig overvallen met e-mails, ook buiten reguliere werktijden’, lichtte portefeuillehouder bedrijfsvoering Ed van den Berg van het faculteitsbestuur toe in de raadsvergadering. ‘Met deze code voorkom je dat niet, maar we proberen hiermee te zoeken naar een werkwijze waarmee het enigszins beheersbaar is. Het is belangrijk om tussen medewerkers onderling en tussen medewerkers en studenten af te spreken dat het niet 24 uur per dag doorgaat en je altijd maar paraat moet staan.’

Gedachteloos klikken

De raad reageerde positief. ‘Een ontzettend sympathiek voorstel’, zei voorzitter van de faculteitsraad Jan Sleutels. ‘Ik ben sceptisch over de winst die ermee behaald wordt, maar je moet ergens beginnen.’

‘Ik denk dat het een heel goed initiatief is en ik denk ook dat het kan helpen om hierin aan een cultuurverandering te werken’, reageerde raadslid Adriaan Rademaker. ‘Ik merk dat heel veel mensen gedachteloos op reply all klikken zonder zich af te vragen of er informatie in staat die door iedereen gelezen moet worden. Het kost heel veel tijd om dat allemaal te lezen, maar ik doe dat toch om zeker te weten dat ik niets mis. Deze code zal geen wonderen verrichten, maar het is fijn als het de mammoettanker een heel klein beetje de andere richting op stuurt.’