De Universiteit Leiden heeft al verschillende vertrouwenspersonen bij wie medewerkers melding kunnen doen van wetenschapsfraude en ongewenst gedrag als intimidatie, racisme en seksisme. Die vertrouwenspersonen kunnen echter niet zelfstandig onderzoek doen, terwijl een onafhankelijke ombudsman dat wel kan.
Bovendien is er nog weinig bereidheid om misstanden te melden, uit angst voor represailles. Om die twee zaken te ondervangen, pleit de universiteitsraad al sinds 2018 voor een onafhankelijke ombudsfunctionaris. Die komt er dit jaar, en krijgt een dienstverband van 0,5 fte.
Om de meldingsdrempel verder te verlagen, ligt er ook een voorstel voor een digitaal informatiepunt. Melders van misstanden kunnen daar terecht als ze bijvoorbeeld niet weten welke vertrouwenspersoon ze moeten benaderen, of als ze hun verhaal kwijt willen zonder er verder over in gesprek te gaan.
Anoniem
Het idee is dat dit digitaal gebeurt, omdat de drempel juist hoger wordt als melders zich fysiek in een gebouw moeten laten zien. Misstanden kunnen worden gemeld via een telefoonnummer, mailadres of een beveiligd digitaal meldingsformulier. Ook moet het informatiepunt duidelijkheid geven over het proces zodra een melding wordt gemaakt.
Zowel de komst van de ombudsman als het informatiepunt werden maandag besproken in de universiteitsraad. Volgens raadslid Laurence Fierens van studentenpartij CSL is het voor de toegankelijkheid van belang dat zowel de ombudsman als het informatiepunt tweetalig zijn. ‘We hopen dat dit de meldingsdrempel verlaagt.’
Daarnaast moet de anonimiteit van de melder gegarandeerd zijn, ook als de ombudsfunctionaris contact over de melding opneemt met een vertrouwenspersoon. ‘We willen dat in de regeling nog wordt opgenomen dat de naam van de melder nooit bekend wordt gemaakt bij anderen zonder diens toestemming.’
Grens
Het punt dat ook oud-medewerkers misstanden aan de kaak moeten kunnen stellen, kon niet alleen op instemming maar ook op vragen rekenen. Helmi Schlaman van personeelspartij FNV Overheid: ‘Hoe stelt men zich dat voor? Stel dat je bij de universiteit bent weggegaan vanwege een misstand, hoe kom je dan te weten dat er überhaupt een informatiepunt is? Ik wil graag van het college van bestuur weten hoe ze hen willen bereiken.’
Timothy de Zeeuw reageerde dat het college al heeft aangegeven dat het ‘niet werkbaar’ is om daar actief achteraan te gaan. ‘Hoeveel oud-medewerkers moet je dan bereiken? Waar trek je de grens?’
In hoeverre het bestaan van het informatiepunt onder de aandacht van hen wordt gebracht, is dus de vraag. Wel is het zo dat ook misstanden die lang geleden zijn gebeurd, gemeld kunnen worden.
De Regeling Klokkenluiders 2017, waarmee de Universiteit Leiden rechtsbescherming wil bieden aan werknemers en studenten die een misstand melden, krijgt een andere naam: Regeling Melding Misstanden.
‘Het college van bestuur vond dat nodig’, zei plaatsvervangend voorzitter van de commissie Personeel, Studentzaken & Internationalisering (PS&I) Laurence Fierens. ‘Het aantal leden van de Commissie Klokkenluiders (straks Commissie Misstanden, red.) gaat van vier naar vijf, één lid van de commissie moet voortaan van buiten de universiteit komen. We hopen dat de raad hierover positief adviseert.’
Fierens wilde de mening van de raad horen over de samenstelling van de commissie. Er is daarin ruimte voor een commissielid dat recent verbonden is geweest aan de universiteit, maar vooralsnog is niet expliciet gemaakt hoe lang geleden hij of zij weg is gegaan. ‘We willen dat er een termijn wordt vastgesteld, om de onafhankelijkheid beter te waarborgen en belangenverstrengeling en partijtijdigheid te voorkomen.’
Raadslid Remco Breuker haakte daarop in. ‘De ervaring leert dat een klachtenprocedure valt of staat bij de echte onafhankelijkheid van de commissieleden. Het lijkt mij goed dat alle commissieleden iets ondertekenen waarin duidelijk staat dat ze op geen enkele manier relaties hebben die hun onafhankelijkheid in het geding brengt.’
Daarnaast vindt Breuker dat in het plan dat er nu ligt te makkelijk wordt omgegaan met het overschrijden van termijnen door het college van bestuur. ‘Als een zaak moet worden uitgesteld omdat er meer tijd nodig is, dan is dat zo. Maar zoals het er nu staat wordt de klager daar alleen maar van op de hoogte gesteld. Dat vind ik wel een heel milde sanctie. Dit zijn per definitie zwaarwegende zaken die ook een negatieve invloed hebben op degene die de klacht indient. Uitstel moet tot het minimum worden beperkt en nu is er een gebrek aan intrinsieke motivatie om een klacht snel te behandelen.’ Breuker zou graag zien dat het college meer sancties verbindt aan overschrijding van de termijn.
De raad bespreekt de regeling volgende week met het college van bestuur.