Passen, meten en claimen

Hoe plan je de colleges van 27 duizend studenten? ‘Eén fout, en twee­honderd eerstejaars staan voor een dichte zaal.’

‘Ik doe het heel old school’, zegt Marjan Rijnja, opleidingscoördinator van politieke wetenschappen, die het rooster maakt voor de honderden studenten. ‘Alles gaat handmatig.’ Voor haar liggen uitgeprinte Excel-bestanden. In gekleurde vakjes staat aangegeven wanneer zij de hoorcolleges gehouden wil hebben, in het groen. Werkgroepen zijn in het roze aangegeven.

Ze maakt nu anderhalf jaar de roosters voor politicologie. Daarvoor deed ze dat jarenlang voor Martinair. ‘Dit gedeelte vind ik het leukst’, zegt ze. ‘Het puzzelen. Maar wat ik minder leuk vind, is dit...’
Ze staat op en pakt twee stampvolle ordners uit haar kast. Daarin zitten stapels formulieren met tabellen. Op de tabellen staan namen van colleges, voorzien van Usis-codes en handgeschreven reserveringsnummers. Een helse klus, zegt ze, om allemaal in te vullen. ‘De eindeloze administratie kost teveel tijd. Alles moet met de hand worden ingevoerd, en dat is zo omslachtig. En dit jaar komen er twee mappen bij’, voorspelt ze. ‘Vanwege de nieuwe opleidingen in Den Haag.’

Het roostermaken op de universiteit gebeurt in twee delen. Eerst ontwerpen de opleidingscoördinatoren hun ideale conceptrooster, waarbij ze rekening kunnen houden met wat hun opleiding nodig heeft. Daarna moeten al die concepten ingepast worden in het zaalreserveringssysteem, genaamd ZRS. Die reserveringen worden uitgevoerd door andere medewerkers, die met het systeem kunnen werken.

De volle ordners van Rijnja zijn stapels met zaalaanvragen voor ZRS. Het systeem is ouderwets, zegt ze. ‘De aanvragen moeten hier met de hand worden ingevuld. Daar gaat veel tijd inzitten. En als iets verandert, moet ik de E-Studiegids aanpassen, de docent informeren, studenten informeren, etc. Met een centraal systeem zou dat automatisch gebeuren.’

‘Dat komt voort uit traditie’, denkt Helmi Schlaman over de decentrale inroostering. Ze maakt de roosters voor life, science and technology. ‘Vroeger hadden we op de bètafaculteit misschien twintig, dertig instromers per jaar. Dat zijn er nu soms tweehonderd. Als ik iets wil veranderen, ben ik ruim drie kwartier bezig per vak. En daarna moet alles moet nagelopen worden op fouten. Er is geen automatische controle. En omdat alles handmatig wordt gedaan, is het extreem foutgevoelig. Eén fout kan er dus toe leiden dat er opeens tweehonderd eerstejaars voor een dichte zaal staan. ZRS geeft geen melding bij conflicten en fouten. Een roostersysteem zou dat wel doen.’

Dat is niet helemaal waar, zegt Rogier de Bruin van het Universitair Facilitair Bureau (UFB). ‘Ik durf te zeggen dat er geen – goed, nauwelijks – roostersystemen bestaan die aan alle eisen voldoen.’ Universiteiten die zo’n systeem hebben ingevoerd, hebben dit volgens hem ‘ondanks ambitieuze plannen’ vaak maar beperkt geïmplementeerd.
‘Het roosteren is een complexe samenvoeging van wensen en eisen, en dat vraagt om nauwe afstemming tussen opleidingen, docenten en onderwijsprogramma’s.’ De professionele gebruikers zijn ‘uitermate tevreden’ met het huidige systeem, benadrukt hij.

Met de conceptroosters voor psychologie, waarbij elk jaar 1500 master- en bachelorstudenten instromen, is hoofd administratie en roostermaker Hetty Simonis in piekperiodes ‘fulltime bezig’ met plannen. De rest van het jaar kost het haar de helft van haar tijd. ‘Niets is zo veranderlijk als het onderwijs. Docenten kunnen uitvallen of weggaan. Ze gaan een ander vak geven. Dan is er weer een zwangerschapsverlof. Het is een continue puzzel.’
Dat puzzelen gaat handmatig. Dat betekent in veel gevallen een Excelbestand, maar sommigen doen het liever op papier, zegt Karin van der Zeeuw, hoofd onderwijsondersteuning bij Geesteswetenschappen. ‘Sommigen gebruiken gewoon een planbord.’

Zo schuiven ze met de beschikbaarheid van docenten en zalen. Daarbij houden ze er rekening mee dat studenten en docenten niet van negen tot vijf hoorcolleges willen. En proberen ze colleges op maandag om negen uur te vermijden, want dan komt niemand opdagen.

Simonis probeert de eerstejaars bijvoorbeeld zoveel mogelijk bij elkaar te zetten. ‘Ik zet ze in dezelfde werkgroepen en tutorgroepen: dan leren ze elkaar beter kennen.’ Rijnja zegt ook de omstandigheden van de docent in de gaten te houden. ‘Als een docent bijvoorbeeld liever ’s ochtends werkt, omdat hij ’s middags zijn kinderen moet ophalen, houd ik daar rekening mee.’

Maar dat lukt niet altijd. ‘Er is een gigantisch tekort aangrote zalen’, verzucht Rijnja. De universiteit heeft elk jaar meer studenten, en maar één zaal die groot genoeg is om hoorcolleges van grote opleidingen als rechten en psychologie te houden: de C4/5 in het Gorlaeus, die 750 studenten aankan. 

De grootste zaal in het Kamerlingh Onnes Gebouw van de Rechtenfaculteit kan 350 studenten aan, en die op de Faculteit Sociale Wetenschappen maar 300. En dat terwijl de eerstejaarscolleges minstens 400 man moeten huizen.En als iedereen op dinsdag of donderdag om elf uur wil, gaat dat natuurlijk niet. Wie de grootste zaal mag gebruiken, vechten de roostermakers één keer per jaar uit, tijdens het zogeheten ‘grotezalenoverleg’. Daar is de versnippering duidelijk, zegt Simonis. ‘Iedereen wil gunstige tijden. Je wil wel samenwerken, maar tegelijkertijd ben je ook concurrent.’

Schlaman: ‘Daar zitten alle roostermakers van verschillende opleidingen bij elkaar. En die hebben allemaal een rooster in hun hoofd, en zien het grote plaatje niet. Er wordt vanuit de opleiding gedacht: “Het is mijn opleiding, dus zo moet het.” Het gaat vanuit emotie. Het zou beter zijn als er een facultaire roostermaker is, die de opleidingen goed kent en die het grote plaatje ziet.’

Rijnja vindt die ontmoetingen ‘bijzonder moeizaam’. ‘Het zijn taaie discussies, waarbij iedereen erg op zijn punt blijft staan. Je moet heel sterk zeggen: tot hier en niet verder. Ik merk dat anciënniteit en hiërarchie een rol spelen. Opleidingen zoals Rechten krijgen hun claims er eerder door. Oudere opleidingen hebben vaak vaste tijden waarop ze altijd college hebben gegeven. Ik zag een mail rondgaan waarin een opleiding ons beschuldigt dat wij “hun” tijdstip afpakken.’

De roostermaker van Rechten, Rob Hogeboom, herkent dit beeld niet. ‘Verdeling van de grote collegezalen gaat in goed onderling overleg tussen de verschillende gebruikers’, zegt hij. ‘Voor zover mij bekend heeft deze verdeling tot op heden niet tot grote problemen geleid.’

Schlaman: ‘Soms staan opleidingen recht tegenover elkaar. Dan moet er worden gekneed: wil jij niet hier, dan kunnen wij daar.’ Na het grotezalenoverleg gaat het UFB aan de slag om alles rond te krijgen. ‘We sluiten een groepje mensen drie weken op in een kamer om dat te doen. Het lukt altijd.’

Bij Geesteswetenschappen wordt juist veel binnen de eigen faculteit opgelost, omdat er veel kleine opleidingen zijn, zegt Van der Zeeuw. ‘De werkgroepen kunnen allemaal terecht in het Witte-Singel-Doelen-complex. De grote opleidingen, geschiedenis en Engels bijvoorbeeld, maken gebruik van de grote zaal in het Lipsius. Als die niet beschikbaar is, moeten we uitwijken naar andere faculteiten.’

De bezettingscijfers van de zalen worden jaarlijks besproken met de faculteiten, zegt De Bruin. ‘Zalen zijn nu voor gemiddeld 62 procent bezet, en bij één op de vijf reserveringen blijkt de ruimte onnodig gereserveerd’, mailt hij. Dat zalen niet altijd optimaal bezet worden, hoort volgens Schlaman bij onderwijs. ‘Je hebt nu eenmaal pieken en dalen.’

Maar ruimte is een groot probleem, vindt Rijnja: ‘Er worden steeds meer studenten aangetrokken, maar er is gewoon geen ruimte voor. Als je meer studenten wil, moet je ook ruimte aanbieden, en die is er gewoon niet. Huur desnoods een circustent. Of stop anders met werven.’

Ze twijfelt ook of het nieuwe Wijnhavencomplex in Den Haag, waar de bachelor international relations and organizations in september van start gaat, niet te klein is. ‘We hadden ingeroosterd op 150 eerstejaars. Er zijn nu al 400 internationale studenten bezig met inschrijving. Die zullen niet allemaal ook echt starten, maar ik heb al een plan B gemaakt voor 300 studenten. En als die doorgaan naar het tweede jaar, denk ik niet dat er genoeg ruimte is.’

Volgens het bestuur van Sociale Wetenschappen is die ruimte er wel, laat portefeuillehouder bedrijfsvoering Rolf Oosterloo weten. ‘In het gebouw bevinden zich een zaal met een capaciteit van ongeveer 600 studenten en een zaal met een capaciteit van meer dan 300 studenten.’

Rijnja: ‘Wat dat betreft was het bij Martinair handiger. Als een vliegtuig vol zit, is het gewoon vol.’

Anoushka Kloosterman

Deel dit bericht:

Voorpagina

Ik. Moet. Winnen.

Rechtenstudent Lisa van der Geest won dit jaar de twee belangrijkste wedstrijden op …

Achtergrond

Zij tellen niet meer mee

Als kind ontvluchtte Oshank Hashemi Afghanistan. Nu doet hij onderzoek naar gastarbeiders …

Wetenschap

Doe-het-zelf-MRI

Onderzoekers uit Leiden en Delft bouwen een goedkope, low-tech MRI-scanner …

Studentenleven

Nieuws

'Hoor kind op school'

Wampie van Arkel is echtscheidingsadvocate. Ze geeft een workshop over Collaborative …

Rubrieken

071-527....Peilingen

Met de Peilingwijzer wordt de foutmarge van politieke peilingen wat verkleind. Maar het …

English page