Universiteitswoordvoerder Caroline van Overbeeke legt uit dat al snel duidelijk werd dat er een veel te laag bedrag was begroot voor het project. ‘Twee á drie jaar geleden was er 750.000 euro gereserveerd. Dat is op zich al best weinig voor een nieuwe site en het bleek ook daadwerkelijk te weinig te zijn. Het project bleek complexer dan ingeschat. Er was meer mankracht nodig.’
Dat besef kwam ‘door de lessen die we hebben geleerd uit het Cap Gemini-rapport over wat er misging bij het invoeren van Usis’, volgens Van Overbeeke. ‘We hebben toen nog eens heel goed gekeken wat er precies nodig was om het project uit te voeren en wat precies de problemen zijn die we kunnen tegenkomen. Er werd 650.000 extra aan budget toegezegd. Dat maakt bij elkaar 1,4 miljoen euro.’
Maar dat blijkt nog niet genoeg te zijn. ‘Er is al een pilot van start. Het is de planning dat er deze zomer al delen van de site live gaan. De nieuwe nieuwspagina’s, de agenda en de profielen van de medewerkers gaan dan al in de lucht. En ook de zoekfunctie moet dan vernieuwd zijn.’
Als alles werkt worden er nog eens extra middelen van 1,55 miljoen euro toegewezen. Bij elkaar gaat het project drie miljoen euro kosten. En als blijkt dat er dingen niet goed gaan? Is die 1,4 miljoen dan voor niets uitgegeven? Van Overbeeke: ‘Dat is zeker niet het geval. Dit is echt een test. Dingen die misgaan of niet juist zijn geprogrammeerd, worden dan opgelost. We maken gebruik van het contentmanagementsysteem Hippo. We zijn ervan overtuigd dat het werkt.’
Het project bestaat uit zeven fasen en de planning is dat het eind 2016 helemaal is afgerond.